Szervizszolgáltatások SAP rendszerbe integrálása: hatékony folyamatok és adminisztráció csökkentése az Orex Zrt.-nél

Ügyfelünk, az Orex Óra-Ékszer Kereskedőház Zrt. felkérésére 2009. januárjában felmérést végeztünk, hogy az Orex érdekeltségű Tempora Kft-ben folytatott kereskedelmi és szolgáltatási folyamatok leképezhetők-e az Orex által 2007 óta használt SAP Business All-in-One rendszerben. A Tempora márkaszervizt az Orex Zrt jogelődje hozta létre 1970-ben, majd 1990 óta önálló társaságként működött, jelenleg pedig az Orex Zrt-be integráltan funkcionál. Fő profilja elsősorban a legnevesebb svájci órák javítása, szervizelése, de az alkatrész kereskedelem is jelentős részét képezi tevékenységének.

Bár megoldási javaslatunkat az Orex vezetőség elfogadta, az éles induláshoz a 2010-es közgyűlés beolvadásra vonatkozó határozata adta meg az engedélyt. Tavaly év végén a törzsadatok tisztítását és az SAP-hoz igazított besorolását elvégeztük, és az SAP rendszerben létrehoztunk kb. 10 000 féle alkatrész és 2 000 szolgáltatási cikket. A közel 100 000 db alkatrész-cikket speciális méretű, vonalkódos etikettel láttuk el, és a már folyamatban lévő munkákhoz a munkalapokat hoztunk létre.

A 2011-es évet már az SAP megoldásának használatával kezdték a szervizes kollégák, véget vetve ezzel a korábbi 3 különböző informatikai rendszer (készletgazdálkodás, szerviznyilvántartás, könyvelés) működésének. A szerviztevékenység illetve az értékesítés elsősorban az SAP megoldások standard folyamataira épül, a speciális fejlesztések pedig inkább a felhasználók munkájának egyszerűsítését szolgálják. A megoldás érdekessége leginkább a szerviz sokszínűségéből, a javítható óramárkák széles palettájából, illetve a korszerű, és az Orex boltjaiban már közkedvelt fizetési módok kombinációjából adódik. A leképezett folyamat kiemelt elemei:

– helyszíni, ill. utánvétes alkatrész értékesítés, számlaadással, vagy nyugtával az SAP megoldásának segítségével

– munkalapok létrehozása fizetős és garanciális javításokhoz, Orex saját készleteinek javításához

– munka státuszok követése, kimutathatósága

– számla, vagy nyugta kiállítása munkalap adataira hivatkozással, 4 féle fizetési móddal

– javításhoz felhasznált alkatrészek készletkönyvelése, és kimutatása speciális riportokban és standard elemzésekben

– órásmesterek munkaóráinak és megtermelt munkadíjainak kimutatása, mindezt márkánként

– speciális szervizriport a legnagyobb órás cégek felé történő adatszolgáltatáshoz

A zökkenőmentes átállás és a zavartalan napi működés következtében a szerviz tevékenység informatikai támogatása mintegy észrevétlenül az Orex rendszer részévé vált, lényeges mennyiségű adminisztratív tevékenységet véve le a személyzetről, elősegítve ezzel a tényleges vevőkiszolgálásra és javításra fordítható idő növelését, így az eredményesebb szerviztevékenység megvalósítását.